Een verplichte handshake

Of woningcorporaties dit nu willen of niet, ze zullen in de toekomst ‘connected’ blijven met de Autoriteit woningcorporaties (Aw).

Vanaf 1 juli 2015 houdt de Autoriteit woningcorporaties toezicht op alle woningcorporaties. De Aw kan zelfstandig ingrijpen bij woningcorporaties door het opleggen van een bestuurlijke boete, het geven van een aanwijzing aan een woningcorporatie, aanstelling van een actieve of passieve toezichthouder en/of het opleggen van een dwangsom.

Naast het houden van toezicht is de Aw namens de minister voor Wonen en Rijksdienst ook belast met het verlenen van goedkeuringen, ontheffingen en zienswijzen.

De Aw is de vragende partij voor informatie op de volgende 17 onderdelen:

  1. Geschiktheid bestuurder of commissaris
  2. Verkoop van woningen en maatschappelijk vastgoed
  3. Wijziging statuten en aktes
  4. Fusies en splitsingen woningcorporaties en aangegane verbindingen
  5. Bouwen en verwerven maatschappelijk- en bedrijfsmatig vastgoed
  6. Goedkeuring aangaan nieuwe verbinding
  7. Goedkeuring voorgenomen niet-DAEB-werkzaamheden
  8. Goedkeuring voorstellen administratieve of juridische scheiding in 2017
  9. Samenwerking buiten eigen gebied
  10. Uitbreiding van het werkgebied in Nederland
  11. Uitbreiding van het werkgebied in grensregio
  12. Verzoek lager percentage toewijzingen woningen buiten de doelgroep
  13. Nieuwe toelatingen
  14. Reglement financieel beleid en beheer
  15. Verkoop aandelen of onderneming
  16. Ontheffing toekenning vermogen aan verbinding anders dan via aandelen of interne lening
  17. Verzoek indeling andere bezoldigingsklasse WNT

En op elk van deze gebieden dient betrouwbare, volledige en actuele  informatie te worden aangeleverd. Bijvoorbeeld informatie over ‘Geschiktheid bestuurder of commissaris’. De volgende bescheiden moeten dan worden aangeleverd:

  1. het CV van de kandidaat;
  2. het gebruikte functieprofiel;
  3. de bij de werving gevolgde selectieprocedure (niet bij herbenoeming);
  4. een motivering met gebruikmaking van het Motiveringsformulier voor bestuurders (pdf);
  5. in geval van een benoeming in de raad van toezicht of in een bestuur waarvan meerdere natuurlijke personen deel uitmaken, een onderbouwing van zijn geschiktheid, gebruikmaking van het Matrixformulier (pdf);
  6. het door de kandidaat ingevulde Betrouwbaarheidsformulier (pdf);
  7. de door de kandidaat voor de functie bestuurder of commissaris verkregen Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Wanneer deze informatie niet correct of niet tijdig wordt aangeleverd, kan de benoeming door Aw worden tegengehouden.

Ongestructureerde informatie

Deze informatiebehoefte van de Aw dient ook voor de overige 16 onderdelen op orde te zijn. De praktijk leert dat woningcorporaties deze informatie op verschillende manieren registreren, verwerken en opbergen. Verschillende afdelingen zijn hiermee bezig en de e-mail wordt steevast gebruikt om elkaar te informeren. Dezelfde informatie wordt meerdere keren opgeslagen op verschillende bewaarplaatsen (Outlook, C-schijf, SharePoint, G-schijf, hangmap, DMS) en de verstuurde (en dus definitieve) documenten naar ‘buiten’ ondergaan hetzelfde lot.

Wanneer de Aw aanvullende vragen heeft, op het gebied van reconstructie van zaken, zal de woningcorporatie op alle bewaarplaatsen de informatie bij elkaar gaan verzamelen om een  reconstructie mogelijk te maken. Dit gebeurt ad hoc en niet altijd volledig. Het risico dat de informatie niet volledig en actueel is, is vaak de realiteit. Deze exercities kosten geld, zijn inefficiënt en houden de betrokken personen van hun kerntaken af.

Ofwel omgezet in een 4-tal kernvragen:

  1. Op welke manier wil de woningcorporatie de Aw adequaat gaan informeren?
  2. In hoeverre kan de woningcorporatie zaken reconstrueren?
  3. Waar worden de documenten bewaard? En met name de verstuurde versie?
  4. Wie is hiervoor verantwoordelijk?

Kans

De woningcorporatie wil niet worden teruggefloten door Aw en zal dus veel tijd steken om de gevraagde  informatie compleet en actueel aan te  leveren. Ook bij reconstructievragen zal de woningcorporatie alles in het werk stellen om aan de gevraagde informatiebehoefte te voldoen.

Het enige systeem dat ontwikkeld is om op deze manier met ongestructureerde informatie om te gaan (en invulling kan geven aan de vier gestelde kernvragen), is een Zaaksysteem.

Een Zaaksysteem (lees: ShareWorX) zal zich alleen al op de procesgang rond Aw in korte tijd terugverdienen.  De tijdsbesparing is evident. Hoe? Alle 17 onderdelen zijn als zaken aanwezig in ShareWorX. Deze zaken  worden systematisch gevuld met de juiste documenten, zorgen voor relevante informatie die compleet en actueel is en in de context bij elkaar staat.  Reconstructie is kinderspel.

Via o.a. te slepen ‘e-mails & bijlagen’ worden de zaken gevuld. Via een verplichte checklist kan een zaak alleen worden afgehandeld wanneer alle verplicht aanwezige documenten ook daadwerkelijk aanwezig zijn. Aan iedere zaak kan een werkstroom worden gekoppeld die aangeeft wie wat wanneer moet doen. De status is hierdoor direct opvraagbaar en reconstrueerbaar. Daarnaast wordt via de audit getoond wie wat wanneer heeft gedaan.

Een verplichte handshake

De bovengenoemde kans kan worden gecategoriseerd onder  de slogan ‘Leuker kunnen we ’t niet maken. Wel makkelijker’. Immers de Aw zal informatie blijven vragen. En dat zal niet vrijblijvend zijn.

Kortom, ShareWorX zou voor uw organisatie de oplossing kunnen zijn! Natuurlijk kunnen ook andere processen worden ondersteund met ShareWorX. Bent u geïnteresseerd in dit onderwerp Connect dan via mijn e-mail:RonJanssen@SquareDMS.com.