Nieuw DMS om te blijven doorontwikkelen

Heuvelrug Wonen: “Nieuw DMS om te blijven doorontwikkelen”

Eind vorig jaar koos woningcorporatie Heuvelrug Wonen uit Doorn voor ShareWorX, het Document Management Systeem van Square DMS. CorporatieGids.nl ging hierover in gesprek met Ria Bakhuizen, coördinator facilitaire dienst, over wat Heuvelrug Wonen de komende jaren wil bereiken. “Wij spelen hiermee in op moderne technologische ontwikkelingen.”

Square DMS is geen nieuwe partner voor Heuvelrug Wonen. De corporatie maakte sinds 2006 gebruik van eWorX, maar was na bijna tien jaar toe aan vervanging. “Het vorige systeem was ‘end of support’, en de ontwikkelingen blijven niet stilstaan. Archiefbeheer is een belangrijk onderdeel van onze organisatie en wij wilden ons daarom blijven doorontwikkelen. Met ShareWorX hopen wij de uitdagingen van de komende jaren aan te gaan en ons archief gestructureerd en flexibel te blijven gebruiken. Ook biedt het ons de mogelijkheid om met meerdere afdelingen en medewerkers aan bijvoorbeeld projecten te werken, waardoor wij vanuit verschillende werkvelden kennis kunnen delen in een ‘zaak’ en medewerkers niet werken vanuit een persoonlijke map.”

Uitdaging
Heuvelrug Wonen wil de volgende jaren zoveel mogelijk digitaal gaan, en transparantie zal daarbij een belangrijk kernpunt worden. “Wij zien de huidige digitalisering als vooruitgang, en als organisatie willen wij transparant zijn naar onze stakeholders toe.”

De uitdaging daarbij is om alle medewerkers gebruik te laten maken van het nieuwe systeem. Ria: “We doen dit door middel van ondersteuning op de werkplek en door inzet van ‘specialisten op elke afdeling’ (medewerkers van Heuvelrug Wonen die gespecialiseerd zijn in ShareWorX). Op deze manier blijven de lijnen binnen de organisatie kort en heeft de medewerker snel antwoord op zijn vraag.”

Werkprocessen
Inmiddels draait ShareWorX een half jaar bij Heuvelrug Wonen, en ziet Ria een verandering in de werkprocessen. “Deze zijn nu zaakgericht, en voelen overzichtelijker en toegankelijker. Mailverkeer is bijvoorbeeld gemakkelijk op te slaan en toe te voegen aan de zaak. Zo slaan wij alle informatie centraal op in het digitale archief en gaat er geen informatie verloren. Daarnaast zijn deze zaken toegankelijk voor alle medewerkers, en kan iedereen informatie toevoegen aan bijvoorbeeld een project. Zo voorkom je dat medewerkers zelf archiefjes gaan bouwen.”

Meedenken in oplossingen
Voor de medewerkers van de Utrechtse corporatie was de nieuwe manier van werken wel even wennen, legt Ria uit. “En dat is niet altijd even gemakkelijk. De nieuwe werkwijze moet ‘landen’ in de organisatie. Heuvelrug Wonen heeft daarom geïnvesteerd in de ondersteuning van medewerkers, zowel intern door de projectgroep als in ondersteuning van Square DMS. Zo ondersteunen kerngebruikers en leden van de projectgroep collega’s in de uitleg over ShareWorX, aangezien zij vaak net iets meer kennis hebben om een eventueel probleem op te lossen.”

De hulp van Square DMS zat vooral in het meedenken in oplossingen richting de klant toe. “Door naar elkaar te luisteren en te denken in oplossingen hebben we het project goed op de rit gekregen.”

Ontwikkelen
Nu Heuvelrug Wonen klaar is met de implementatie van haar DMS, wil de corporatie haar ICT-landschap verder blijven ontwikkelen. “Digitalisering en transparantie zijn daarbij dus een belangrijk gegeven. De uitdaging daarbij is om te blijven ontwikkelen, goed naar je huurders te luisteren en hen mee te nemen in het proces en je werkprocessen.”